Formeln sind das Brot und die Butter von Excel. Wenn Sie Excel regelmäßig verwenden, verwenden Sie bestimmt viele Formeln. Aber das Erstellen einer funktionierenden Formel kann viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen. In diesem Artikel teile ich einige gute Tipps, um Ihnen beim Arbeiten mit Formeln in Excel Zeit zu sparen.
Video: 20 Tipps, um mit Excel-Formeln Zeit zu sparen
1. Fügen Sie einer Funktion keine abschließenden Klammern hinzu
Fangen wir mit etwas ganz einfachem an! Wenn Sie nur eine Funktion eingeben (SUMME, MITTELWERT usw.), müssen Sie die abschließenden Klammern nicht eingeben. Sie können beispielsweise einfach eingeben:
= SUMME (A1: A10
und drücken Sie die Eingabetaste. Excel fügt die schließenden Klammern für Sie hinzu. Es ist eine kleine Sache, aber praktisch.
Hinweis: Dies funktioniert nicht, wenn Ihre Formel mehr als einen Satz Klammern enthält.
2. Verschieben Sie eine Formel und verhindern Sie, dass sich Referenzen ändern
Eine der leistungsstärksten Funktionen von Excel sind relative Adressen – wenn Sie eine Formel an einen neuen Speicherort kopieren, ändern sich alle relativen Adressen. Oft ist dies genau das, was Sie wollen, denn die Wiederverwendung von Formeln ist eine der wichtigsten Techniken eines gut aufgebauten, leicht zu pflegenden Arbeitsblatts.
Aber manchmal müssen Sie eine Formel an einen neuen Speicherort verschieben oder kopieren und möchten nicht, dass sich die Formel ändert. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun.
Wenn Sie eine Formel nur an einen nahegelegenen Ort verschieben, versuchen Sie es mit Drag & Drop. Beim Ziehen bleiben alle Adressen intakt und unverändert.
Wenn Sie eine Formel an einen weiter entfernten Ort verschieben, verwenden Sie Ausschneiden und Einfügen. (Win: Strg + X, Strg + V Mac: Cmd + X, Cmd + V ) Wenn Sie eine Formel ausschneiden, ändern sich ihre Referenzen nicht.
3. Kopieren Sie eine Formel und verhindern Sie, dass sich Referenzen ändern
Hinweis: Sie können alle Zellbezüge ändern, um sie absolut zu machen, aber dieser Tipp geht davon aus, dass Sie dies aus irgendeinem Grund nicht möchten.
Wenn Sie nur eine einzelne Formel kopieren müssen, wählen Sie die gesamte Formel in der Bearbeitungsleiste aus und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Sie können dann an einer neuen Stelle einfügen. Das Ergebnis ist eine Formel, die mit dem Original identisch ist.
Um a . zu kopieren Gruppe von Formeln an einen neuen Speicherort, ohne dass sich dies auf Referenzen auswirkt, können Sie Suchen und Ersetzen verwenden. Wählen Sie die Formeln aus, die Sie kopieren möchten, suchen Sie dann nach dem Gleichheitszeichen (=) in den Formeln und ersetzen Sie es durch das Rautezeichen (#). Dadurch werden die Formeln in Text umgewandelt. Kopieren Sie nun die Formeln und fügen Sie sie an einer neuen Stelle ein. Nachdem Sie die Formeln eingefügt haben und alle Formeln ausgewählt sind, kehren Sie den Such- und Ersetzungsprozess um. Suchen Sie nach der Raute (#) und ersetzen Sie ein Gleichheitszeichen (=). Dadurch werden die Formeln wieder funktionsfähig. (Kredit: Tom Urtis )
4. Doppelklicken Sie auf den Füllziehpunkt, um Formeln herunterzukopieren
Wenn Sie Tabellen Formeln hinzufügen, kopieren Sie am häufigsten die Formel aus der ersten Tabellenzeile in die letzte Tabellenzeile. Wenn Sie die Tastenkombinationen zum Navigieren von Daten in Excel kennen, können Sie sie verwenden, um mit nur wenigen Tastendrücken schnell eine ganze Spalte von Formeln einzufügen. Der Ausfüllpunkt ist jedoch noch schneller, da Sie nicht zum Ende der Tabelle navigieren müssen.
Der Füllpunkt ist das kleine Rechteck, das sich in der unteren rechten Ecke aller Auswahlen in Excel befindet. Solange die Formel in einer Spalte neben einer anderen Spalte mit einem vollständigen Datensatz steht, können Sie einfach auf das Ausfüllkästchen doppelklicken, um die Formel ganz nach unten in die Tabelle zu kopieren.
Hinweis: Dieser Tipp funktioniert nicht, wenn sich links neben der Formel, die Sie eingeben, keine vollständige Datenspalte befindet. Excel verwendet diese Daten, um herauszufinden, wie weit das Arbeitsblatt nach unten kopiert wird, um die Formel zu kopieren. Sie können diesen nächsten Ansatz jedoch verwenden ...
Wenn die Auswahl nicht zu groß ist, können Sie Formeln auch auf einem Arbeitsblatt mit der Tastenkombination für Nach unten ausfüllen (Strg + D) ausfüllen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie zuerst die ursprüngliche Formel und die Zielzellen auswählen. Dies ist schneller als Kopieren/Einfügen, aber nicht so schnell wie das Ausfüllkästchen, insbesondere wenn Sie die Formel in eine große Gruppe von Zellen kopieren.
Video: Verknüpfungen, um sich schnell in einer großen Liste zu bewegen
5. Verwenden Sie eine Tabelle, um Formeln automatisch einzugeben
Eine noch schnellere Möglichkeit zur Eingabe von Formeln besteht darin, Ihre Tabelle zunächst in eine offizielle Excel-Tabelle umzuwandeln. Die Terminologie hier ist verwirrend, da alle Daten mit mehr als einer Spalte technisch gesehen eine 'Tabelle' sind, Excel jedoch eine formale Struktur namens Tabelle hat, die viele Vorteile bietet. Sobald Sie Ihre Daten in eine Tabelle konvertieren (beide Plattformen: Strg + T), werden alle Formeln, die Sie in die erste Zeile eingeben, automatisch über die gesamte Länge der Tabelle kopiert. Das spart viel Zeit und hilft auch Fehler zu vermeiden.
Als Bonus aktualisiert Excel jedes Mal, wenn Sie eine Formel in einer Tabelle aktualisieren, alle ähnlichen Formeln in derselben Spalte.
Hinweis: Formeln in einer Tabelle verwenden automatisch strukturierte Referenzen (d. h. im obigen Beispiel =[@Stunden]*[@Rate] anstelle von =C4*D4. Sie können jedoch Zelladressen direkt eingeben und sie bleiben erhalten.
6. Verwenden Sie die Registerkarte AutoVervollständigen +, um Funktionen einzugeben
Wenn Sie ein Gleichheitszeichen eingeben und mit der Eingabe beginnen, vergleicht Excel den eingegebenen Text mit der riesigen Liste der verfügbaren Funktionen. Während Sie tippen, sehen Sie unten eine Liste mit 'Kandidaten'-Funktionen. Diese Liste wird mit jedem eingegebenen Buchstaben schmaler. Sobald die gewünschte Funktion in der Liste ausgewählt ist, können Sie Excel „auffordern“, sie für Sie einzugeben, indem Sie die Tabulatortaste drücken. Unter Windows werden Funktionen während der Eingabe automatisch ausgewählt. Auf einem Mac werden Optionen angezeigt, aber nicht ausgewählt, daher müssen Sie einen weiteren Schritt ausführen: Verwenden Sie die Pfeiltaste, um die gewünschte Funktion auszuwählen, und drücken Sie dann die Tabulatortaste oder kehren Sie zurück, damit Excel die Funktion für Sie eingibt.
7. Verwenden Sie Strg + Klick, um Argumente einzugeben
Sie mögen es nicht, Kommas zwischen Argumenten einzugeben? Sie können Excel für Sie erledigen lassen. Wenn Sie Argumente in eine Funktion eingeben, halten Sie einfach die Strg-Taste (Mac: Befehl) gedrückt, während Sie auf jede Referenz klicken, und Excel wird automatisch Kommas für Sie eingeben. Sie können beispielsweise eine Formel eingeben wie: =SUM(A1, B10, C5:C10), indem Sie '=SUM(' eingeben und dann bei gedrückter Strg-Taste auf jede Referenz klicken. Dies funktioniert mit jeder Funktion, bei der Sie Referenzen als Argumente angeben.
8. Verwenden Sie das Formeltipp-Fenster, um Argumente auszuwählen
Wenn Sie mit einer Formel arbeiten, die eine Excel-Funktion enthält, denken Sie daran, dass Sie immer das Hinweisfenster verwenden können, um Argumente auszuwählen. Dies kann sehr zeitsparend sein, wenn die Formel kompliziert ist, insbesondere wenn sie viele verschachtelte Klammern enthält. Um Argumente auszuwählen, gehen Sie in zwei Schritten vor. Klicken Sie in Schritt eins, um den Cursor in die Funktion zu setzen, deren Argument Sie auswählen möchten. Excel zeigt dann einen Hinweis für diese Funktion an, der alle Argumente anzeigt. Klicken Sie in Schritt zwei auf das Argument, das Sie auswählen möchten. Excel wählt das gesamte Argument aus, auch wenn es andere Funktionen oder Formeln enthält. Dies ist eine gute Möglichkeit, Argumente auszuwählen, wenn F9 zum Debuggen einer Formel verwendet wird.
Möchten Sie mehr erfahren? Wir bieten einen kompletten Kurs an Excel-Formeln und -Funktionen .
9. Platzhalter für Funktionsargumente mit einer Verknüpfung einfügen
Normalerweise zeigt Excel beim Eingeben einer Funktion Tipps zu den einzelnen Argumenten an, wenn Sie Kommas hinzufügen. Aber manchmal möchten Sie vielleicht, dass Excel Platzhalter für alle Funktionsargumente gleichzeitig hinzufügt. Wenn ja, werden Sie froh sein zu wissen, dass es dafür eine Abkürzung gibt.
Wenn Sie eine Funktion eingeben, nachdem Excel den Funktionsnamen erkannt hat, geben Sie Strg + Umschalt + A (beide Plattformen) ein. Wenn Sie beispielsweise '=DATE(' eingeben und dann Strg + Umschalt + A verwenden, gibt Excel Ihnen '=DATE(year,month,day)'. Sie können dann auf jedes Argument doppelklicken (oder den Funktionstipp verwenden Fenster, um jedes Argument auszuwählen) und ändern Sie es in den gewünschten Wert.
10. Verschiebe das „Formelding“ aus dem Weg
Manchmal, wenn Sie eine Formel eingeben, wird die Formelhinweisfenster steht dir im Weg , wodurch die Ansicht anderer Zellen blockiert wird, die Sie auf dem Arbeitsblatt sehen möchten. Denken Sie in diesem Fall daran, dass Sie das Hinweisfenster aus dem Weg räumen können. Bewegen Sie den Mauszeiger einfach über den Rand des Fensters, bis sich der Cursor ändert, klicken Sie dann und ziehen Sie ihn an eine neue Position. Anschließend können Sie mit der Eingabe oder Bearbeitung Ihrer Formel fortfahren. Abhängig von der Struktur Ihres Arbeitsblatts besteht eine andere Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, darin, die Formel in der Bearbeitungsleiste statt direkt in der Zelle zu bearbeiten.
11. Schalten Sie die Anzeige aller Formeln auf einmal um
Wenn Sie eine Zelle bearbeiten, die eine Formel enthält, zeigt Excel automatisch die Formel anstelle des Ergebnisses an. Manchmal können Sie jedoch alle Formeln auf einem Arbeitsblatt gleichzeitig anzeigen. Verwenden Sie dazu einfach die Tastenkombination zum Anzeigen von Formeln: Strg + ~ (das ist eine Tilde). Mit dieser Verknüpfung können Sie die Anzeige aller Formeln auf einem Arbeitsblatt schnell ein- oder ausschalten. Dies ist eine gute Möglichkeit, alle Formeln auf einmal anzuzeigen und Formeln auf Konsistenz zu überprüfen.
12. Wählen Sie alle Formeln in einem Arbeitsblatt auf einmal aus
Eine andere Möglichkeit, alle Formeln in einem Arbeitsblatt anzuzeigen, besteht darin, sie auszuwählen. Sie können dies mit den leistungsfähigeren (und versteckten) Funktionen in Excel tun: Gehe zu > Spezial (Strg + G). Mit diesem Befehl können Sie alle möglichen interessanten Dinge in Excel auswählen, einschließlich leere Zellen, Zellen, die Zahlen enthalten, Zellen, die leer sind und vieles mehr. Eine der Optionen sind Zellen, die Formeln enthalten. Um alle Zellen auszuwählen, die Formeln in einem Arbeitsblatt enthalten, geben Sie einfach Strg + G ein, um das Dialogfeld Gehe zu aufzurufen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Spezial und wählen Sie dann Formeln aus. Wenn Sie auf OK klicken, werden alle Zellen ausgewählt, die Formeln enthalten.
Wenn Sie nur eine Teilmenge von Formeln in einem Arbeitsblatt auswählen möchten, treffen Sie zuerst eine Auswahl und verwenden Sie dann denselben Befehl.
13. Verwenden Sie Paste Special, um Formeln in statische Werte umzuwandeln
Ein häufiges Problem in Excel besteht darin, dass berechnete Werte nicht geändert werden müssen. Vielleicht möchten Sie beispielsweise ein Arbeitsblatt vereinfachen, indem Sie „Hilfs“-Spalten entfernen, die Sie zum Generieren bestimmter Werte verwendet haben. Wenn Sie jedoch diese Spalten mit Formeln löschen, die noch darauf verweisen, erhalten Sie eine Menge #REF-Fehler. Die Lösung besteht darin, zuerst Formeln in Werte umzuwandeln und dann die zusätzlichen Spalten zu löschen. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung von Paste Special. Wählen Sie zunächst die Formeln aus, die Sie konvertieren möchten, und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Öffnen Sie als Nächstes, während die Formeln noch ausgewählt sind, das Dialogfeld Inhalte einfügen (Win: Strg + Alt + V, Mac: Strg + Cmd + V) und verwenden Sie die Option Werte. Dadurch werden alle ausgewählten Formeln durch die berechneten Werte ersetzt.
14. Verwenden Sie Paste Special, um die Werte an Ort und Stelle anzupassen
Ein weiteres häufiges Problem in Excel ist die Notwendigkeit, viele vorhandene Werte zu ändern. Sie haben beispielsweise eine Liste mit 500 Produktpreisen und müssen alle Preise um 5 % erhöhen. Oder haben Sie vielleicht eine Liste mit 100 Terminen, die alle um eine Woche in die Zukunft verschoben werden müssen? In solchen Fällen können Sie Ihrer Tabelle eine Hilfsspalte hinzufügen, die erforderliche Berechnung durchführen, die Ergebnisse in Werte umwandeln und sie dann über die ursprüngliche Spalte kopieren. Wenn Sie jedoch nur eine einfache Berechnung benötigen, ist Paste Special viel einfacher und schneller, da Sie den Wert ohne zusätzliche Formeln direkt ändern können.
Um beispielsweise eine Reihe von Datumsangaben in eine Woche später umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie die Zahl 7 in eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt ein und kopieren Sie sie dann in die Zwischenablage. Wählen Sie als Nächstes alle Daten aus, die Sie ändern möchten. Verwenden Sie dann Inhalte einfügen > Operationen > Hinzufügen. Wenn Sie auf OK klicken, fügt Excel die Zahl 7 zu den von Ihnen ausgewählten Daten hinzu und verschiebt sie in der Zeit um 7 Tage, ohne dass Hilfsspalten erstellt werden müssen.
Um eine Preisgruppe um 10 % zu erhöhen, verwenden Sie denselben Ansatz. Geben Sie 1,10 in eine Zelle ein und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Wählen Sie dann die Preise aus, die Sie ändern möchten, und verwenden Sie Inhalte einfügen > Operationen > Multiplizieren, um alle vorhandenen Preise umzuwandeln. Wenn Sie diesen Tipp erst einmal verstanden haben, werden Sie viele clevere Einsatzmöglichkeiten dafür finden.
Hinweis: Dies funktioniert nur mit Werten. Versuchen Sie es nicht mit Formeln!
15. Verwenden Sie benannte Bereiche, um Formeln lesbarer zu machen
Einer der ältesten Profi-Tipps im Buch ist die Verwendung benannte Bereiche in Ihren Formeln, um sie besser lesbar zu machen. Angenommen, Sie haben ein einfaches Arbeitsblatt, das die Arbeitsstunden eines kleinen Teams anzeigt. Für jede Person möchten Sie ihre Arbeitszeiten mit einem einzigen Stundensatz multiplizieren. Angenommen, der Stundensatz befindet sich in Zelle A1, könnten Ihre Formeln wie folgt aussehen:
=B3 * $A
=B4 * $ 1 $
=B5 * $A
Aber wenn Sie Zelle A1 'hourly_rate' nennen, sehen Ihre Formeln so aus:
=B3 * Stundensatz
=B4 * Stundensatz
=B5 * Stundensatz
Die Benennung von Bereichen auf diese Weise macht Formeln viel besser lesbar und erspart die Eingabe vieler Dollarzeichen ($), um absolute Referenzen zu erstellen.
Die Benennung von Bereichen ist einfach. Wählen Sie einfach den Bereich/die Zelle(n) aus, die Sie benennen möchten, geben Sie dann einen Namen in das Namensfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Nachdem Sie einen Bereich benannt haben, verwendet Excel ihn immer dann, wenn Sie beim Erstellen einer Formel auf den Bereich zeigen und darauf klicken. Wenn Sie auf einen benannten Bereich klicken, wird sein Name automatisch in die Formel eingefügt. Als Bonus können Sie auch jederzeit ganz einfach zum benannten Bereich navigieren. Wählen Sie einfach den Namen aus der Dropdown-Liste neben dem Namensfeld aus.
16. Wenden Sie Namen automatisch auf vorhandene Formeln an
Was passiert, wenn Sie bereits Formeln erstellt haben und dann eine erstellen? benannter Bereich willst du sie darin verwenden? Eigentlich nichts. Excel nimmt keine Änderungen an Ihren vorhandenen Formeln vor und bietet keine automatische Anwendung der neuen Bereichsnamen an. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, Bereichsnamen auf vorhandene Formeln anzuwenden. Wählen Sie einfach die Formeln aus, auf die Sie Namen anwenden möchten, und verwenden Sie dann die Funktion Namen anwenden.
Sobald das Fenster Namen anwenden geöffnet ist, wählen Sie die Namen aus, die Sie anwenden möchten, und klicken Sie auf OK. Excel ersetzt alle entsprechenden Verweise durch die von Ihnen ausgewählten Namen.
Erstellen Sie einen benannten Bereich in Excel
17. Speichern Sie eine Formel, die noch nicht fertig ist
Wenn Sie mit einer komplexeren Formel arbeiten, kann es eine Weile dauern, bis die Formel richtig funktioniert. Möglicherweise haben Sie jedoch wenig Zeit und müssen später auf die Formel zurückkommen, damit sie wie gewünscht funktioniert. Leider lässt Excel Sie keine Formel eingeben, die fehlerhaft ist. Wenn Sie es versuchen, wird sich Excel laut beschweren, dass die Formel Fehler enthält, und Sie nicht fortfahren lassen, bis Sie alle Probleme gelöst haben.
Es gibt jedoch eine einfache Problemumgehung: Konvertieren Sie die Formel einfach vorübergehend in Text. Dazu können Sie entweder einen einzelnen Apostroph am Anfang der Formel (vor dem =) hinzufügen oder das Gleichheitszeichen ganz entfernen. In beiden Fällen wird Excel nicht mehr versuchen, die Formel auszuwerten, und Sie können sie unverändert eingeben. Später können Sie zur Formel zurückkehren und die Arbeit fortsetzen.
18. Beachten Sie die Funktionen, die Excel bietet
Funktionen existieren, um spezifische Probleme zu lösen. Sie können sich eine Funktion als eine vorgefertigte Formel mit einem bestimmten Namen, Zweck und Rückgabewert vorstellen. Die Funktion PROPER hat beispielsweise nur einen Zweck: Wörter werden großgeschrieben. Geben Sie ihm einen Text wie 'New York City' und Sie erhalten 'New York City' zurück. Funktionen sind unglaublich praktisch, wenn sie ein Problem lösen, das Sie haben, daher ist es sinnvoll, sich mit den in Excel verfügbaren Funktionen vertraut zu machen.
Sehen: Excel-Funktionsleitfaden und 500 Excel-Formelbeispiele für eine Liste häufig verwendeter Funktionen und Formeln, die sie verwenden.
Hinweis: Die Leute werden oft durch die Terminologie verwirrt, die verwendet wird, um über Funktionen und Formeln zu sprechen. Eine einfache Möglichkeit, darüber nachzudenken, ist Folgendes: Alles, was in Excel mit einem Gleichheitszeichen beginnt, ist eine Formel. Nach dieser Definition sind alle Funktionen auch Formeln, und Formeln können mehrere Funktionen enthalten.
19. Verwenden Sie F4, um zwischen relativen und absoluten Referenzen umzuschalten
Der Schlüssel zum Erstellen von Formeln, die Sie elegant an neue Orte kopieren können und trotzdem korrekt funktionieren, liegt in der richtigen Kombination von absoluten und relativen Bezügen. Dies ist deshalb so wichtig, weil Sie vorhandene Formeln wiederverwenden können, anstatt neue zu erstellen, und die Wiederverwendung derselben Formel die Möglichkeit von Fehlern in einer Arbeitsmappe drastisch reduziert, indem die Anzahl der zu überprüfenden Formeln begrenzt wird.
Das Hin- und Herkonvertieren von Referenzen zwischen relativen und absoluten Referenzen kann jedoch lästig sein – die Eingabe all dieser Dollarzeichen ($) ist mühsam und fehleranfällig. Glücklicherweise gibt es eine großartige Verknüpfung, mit der Sie schnell zwischen den 4 verfügbaren Optionen für jede Referenz wechseln können: (Windows: F4, Mac: Command + T). Setzen Sie den Cursor einfach in eine Referenz, verwenden Sie die Verknüpfung. Jedes Mal, wenn Sie es verwenden, 'rotiert' Excel zur nächsten Option in dieser Reihenfolge: vollständig relativ (A1) > vollständig absolut ($ A $ 1) > Absolute Zeile (A $ 1) > absolute Spalte ($ A1).
20. Denken Sie daran, dass Formeln und Funktionen einen Wert zurückgeben. Immer.
Wenn Sie mit einer Formel zu kämpfen haben, liegt es manchmal daran, dass Sie denken, dass ein Teil der Formel einen bestimmten Wert zurückgibt, aber tatsächlich etwas anderes zurückgibt. Um zu überprüfen, was tatsächlich von einer Funktion oder einem Teil einer Formel zurückgegeben wird, verwenden Sie den F9-Tipp unten.
Hinweis: Das Wort 'Rückgabe' kommt aus der Welt der Programmierung und verwirrt manchmal Leute, die mit diesem Konzept noch nicht vertraut sind. Im Kontext von Excel-Formeln wird es wie folgt verwendet: 'Die LEN-Funktion gibt eine Zahl zurück' oder 'Die Formel in Zelle A1 gibt einen Fehler zurück'. Immer wenn Sie das Wort 'Rückkehr' mit Formel hören, denken Sie einfach an 'Ergebnis'.
21. Verwenden Sie F9, um Teile einer Formel auszuwerten
Die Tastenkombination F9 (fn + F9 auf einem Mac) kann Teile einer Formel in Echtzeit lösen. Dies ist ein fantastisches Tool zum Debuggen größerer Formeln, wenn Sie überprüfen müssen, ob das Ergebnis eines bestimmten Teils der Formel Ihren Erwartungen entspricht. Um diesen Tipp zu verwenden, bearbeiten Sie die Formel und wählen Sie den Ausdruck oder die Funktion aus, die Sie auswerten möchten (Tipp - verwenden Sie das Funktionstipp-Fenster, um ganze Argumente auszuwählen). Wenn Sie eine Auswahl haben, drücken Sie F9. Sie sehen, dass dieser Teil der Formel durch den zurückgegebenen Wert ersetzt wird.
Hinweis: Unter Windows können Sie F9 rückgängig machen, auf einem Mac scheint dies jedoch nicht zu funktionieren. Um die Formel ohne Änderungen zu verlassen, verwenden Sie einfach Esc.
Video: So überprüfen und debuggen Sie eine Formel mit F9
22. Verwenden Sie den Formula Evaluator, um eine Formel Schritt für Schritt zu lösen
Wenn die Verwendung von F9 zum Auswerten einer Formel zu mühsam wird, ist es an der Zeit, größere Hardware einzusetzen: Formel auswerten. Formel auswerten löst eine Formel Schritt für Schritt. Jedes Mal, wenn Sie auf die Schaltfläche Auswerten klicken, löst Excel den unterstrichenen Teil der Formel und zeigt Ihnen das Ergebnis an. Sie finden Formel auswerten auf der Registerkarte Formeln des Menübands in der Gruppe Formelüberwachung. Um Formel auswerten zu verwenden, wählen Sie eine Formel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche im Menüband. Wenn das Fenster geöffnet wird, wird die Formel in einem Textfeld mit der Schaltfläche Auswerten darunter angezeigt. Ein Teil der Formel wird unterstrichen – dies ist der Teil, der derzeit „in Auswertung“ ist. Wenn Sie auf Auswerten klicken, wird der unterstrichene Teil der Formel durch den zurückgegebenen Wert ersetzt. Sie können so lange auf Auswerten klicken, bis die Formel vollständig gelöst ist.
Video: Wie man komplexe Formeln auswertet
Hinweis: Formel auswerten ist nur in der Windows-Version von Excel verfügbar. Die Mac-Version verfolgt einen anderen Ansatz, den sogenannten Formula Builder, der Ergebnisse anzeigt, während Sie eine Formel erstellen. Es ist nicht ganz dieselbe Funktionalität, aber es ist sehr hilfreich, und Sie können es mit bereits vorhandenen Formeln verwenden.
23. Erstellen Sie komplexe Formeln in kleinen Schritten
Wenn Sie eine komplexere Formel erstellen müssen und sich nicht sicher sind, wie das geht, beginnen Sie mit dem allgemeinen Ansatz und einigen hartcodierten Werten. Fügen Sie dann weitere Logik hinzu, um die hartcodierten Werte Schritt für Schritt zu ersetzen. Angenommen, Sie möchten eine Formel schreiben, die den Vornamen aus einem vollständigen Namen extrahiert. Sie wissen, dass Sie die LEFT-Funktion verwenden können, um Text von links zu ziehen, aber Sie sind sich nicht sicher, wie Sie die Anzahl der zu extrahierenden Zeichen berechnen sollen. Beginnen Sie mit LEFT(full_name, 5), damit die Formel funktioniert. Überlegen Sie dann, wie Sie die Zahl 5 durch einen berechneten Wert ersetzen. In diesem Fall können Sie die Anzahl der zu extrahierenden Zeichen ermitteln, indem Sie die Funktion FIND verwenden, um die Position des ersten Leerzeichens zu ermitteln.
Video: So bauen Sie Schritt für Schritt eine komplexe Formel auf
24. Verwenden Sie benannte Bereiche wie Variablen
In vielen Fällen ist es sinnvoll zu verwenden benannte Bereiche wie Variablen, um Ihre Formeln flexibler und einfacher zu bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise viele Verkettungen durchführen (Textwerte miteinander verbinden), möchten Sie möglicherweise Ihre eigenen benannten Bereiche für Zeilenumbruchzeichen, Tabulatorzeichen usw. erstellen. Auf diese Weise können Sie einfach direkt auf die benannten Bereiche verweisen anstatt eine Menge komplexer Syntax zu Ihren Formeln hinzuzufügen. Wenn Ihre benannten Bereiche Textwerte enthalten, müssen Sie den Text beim Hinzufügen zu einer Formel nicht in Anführungszeichen setzen. Diese Idee ist ein wenig schwer zu erklären, also Sehen Sie dieses Video für ein detailliertes Beispiel .
25. Verwenden Sie Verkettungen in Labels, um Annahmen klar zu machen
Wenn Sie ein Arbeitsblatt erstellen, das auf bestimmten Annahmen beruht, kann es eine Herausforderung sein, die Annahmen, die Sie treffen, klar darzustellen. Oft haben Sie auf dem Arbeitsblatt einen bestimmten Bereich für Eingaben und einen anderen Bereich für Ausgaben, und es ist nicht genügend Platz, um beide gleichzeitig anzuzeigen. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Annahmen klar sind, besteht darin, sie mithilfe von Verkettung direkt in Beschriftungen einzubetten, die auf dem Arbeitsblatt erscheinen, normalerweise mit der TEXT-Funktion.
Normalerweise haben Sie beispielsweise ein Etikett mit der Aufschrift 'Kaffeekosten', gefolgt von den berechneten Kosten. Mit der Verkettung können Sie auf dem Etikett „Kaffeekosten (2,00 USD/Tasse)“ angeben, wodurch deutlich wird, dass Sie von Kosten in Höhe von 2,00 USD/Tasse ausgegangen sind.
Video: Annahmen durch Verkettung klären
26. Fügen Sie Zeilenumbrüche zu verschachtelten IFs hinzu, um sie leichter lesbar zu machen
Wenn Sie eine verschachtelte IF-Formel erstellen, kann es sehr verwirrend sein, wahre und falsche Argumente in einer Flut von Klammern zu verfolgen. Wenn Sie die Klammern durcheinander bringen, können Sie leicht einen Fehler in der Logik machen. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, die Lesbarkeit einer Formel mit mehreren IF-Anweisungen zu verbessern: Fügen Sie einfach nach jedem TRUE-Argument Zeilenumbrüche in die Formel ein. Dadurch liest sich die Formel eher wie eine Tabelle.
Video: Wie man verschachtelte IFs leichter lesbar macht
27. Funktionen mit AutoComplete eingeben
Wenn Sie eine Funktion eingeben, versucht Excel, den Namen der gewünschten Funktion zu erraten, und präsentiert eine AutoVervollständigen-Liste, aus der Sie auswählen können. Die Frage ist, wie akzeptieren Sie eine der angezeigten Optionen und bleiben dennoch im Bearbeitungsmodus? Der Trick besteht darin, die Tabulatortaste zu verwenden. Wenn Sie die Tabulatortaste drücken, fügt Excel die vollständige Funktion hinzu und lässt den Cursor in den Klammern aktiv, damit Sie die Argumente nach Bedarf eingeben können. Auf einem Mac müssen Sie zuerst die Abwärtspfeiltaste verwenden, um die Funktion auszuwählen, die Sie hinzufügen möchten, und dann die Tabulatortaste drücken, um die Funktion einzufügen.
28. Verwenden Sie AutoSum, um Summenformeln einzugeben
Sie haben nicht immer die Möglichkeit, diese AutoSum-Funktion zu verwenden, aber wenn Sie dies tun, ist es zufriedenstellend. AutoSum funktioniert sowohl für Zeilen als auch für Spalten. Wählen Sie einfach eine leere Zelle rechts oder unterhalb der Zellen aus, die Sie summieren möchten, und geben Sie Alt + = ein (Mac: Befehl + Umschalt + T). Excel errät den Bereich, den Sie summieren möchten, und fügt die SUM-Funktion in einem Schritt ein. Wenn Sie genauer sein möchten, damit Excel nicht rät, wählen Sie zuerst den Bereich aus, den Sie summieren möchten, einschließlich der Zelle, in der sich die SUM-Funktion befinden soll.
AutoSum fügt sogar mehrere SUM-Funktionen gleichzeitig ein. Um mehrere Spalten zu summieren, wählen Sie einen Bereich leerer Zellen unter den Spalten aus. Um mehrere Zeilen zu summieren, wählen Sie einen Bereich leerer Zellen in einer Spalte rechts neben den Zeilen aus.
Schließlich können Sie AutoSum verwenden, um gleichzeitig Zeilen- und Spaltensummen für eine gesamte Tabelle hinzuzufügen. Wählen Sie einfach eine vollständige Zahlentabelle aus, einschließlich leerer Zellen unter der Tabelle und rechts neben der Tabelle, und verwenden Sie die Verknüpfung. Excel fügt die entsprechenden SUMMEN-Funktionen in die leeren Zellen ein, sodass Sie in einem einzigen Schritt Spaltensummen, Zeilensummen und eine Gesamtsumme erhalten.
29. Geben Sie dieselbe Formel in mehrere Zellen gleichzeitig ein
Häufig müssen Sie dieselbe Formel in eine Gruppe von Zellen eingeben. Sie können dies tatsächlich in einem Schritt mit der Tastenkombination Strg + Eingabe tun. Wählen Sie einfach alle Zellen gleichzeitig aus und geben Sie dann die Formel wie bei der ersten Zelle ein. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie statt der Eingabetaste Strg + Eingabetaste. Excel fügt allen Zellen in der Auswahl dieselbe Formel hinzu und passt die Referenzen nach Bedarf an. Wenn Sie diesen Ansatz verwenden, müssen Sie nicht kopieren und einfügen, ausfüllen oder den Ausfüllpunkt verwenden. Sie sind in einem Schritt fertig.
Sie können dieselbe Technik auch verwenden, um mehrere Formeln gleichzeitig zu bearbeiten. Wählen Sie einfach alle Formeln auf einmal aus, nehmen Sie die gewünschte Änderung vor und drücken Sie Strg + Eingabetaste.
Autor Dave Bruns
